Onderzoek naar ‘niet, anders en minder inkopen’ helpt organisaties bij circulaire transitie

Wat je leest in dit artikel
Circulair inkopen is een bekend thema, maar nu kijken we vaak nog te veel naar de achterkant, zoals recycling. Dit onderzoek kijkt juist naar de voorkant: stoppen met kopen (refuse), heroverwegen (rethink) en verminderen (reduce). Het blijkt dat ‘niet inkopen’ vaak niet ligt aan een gebrek aan kennis, maar vraagt om een duidelijke visie, goede samenwerking en organisatorische durf.

Over het onderzoek
Dit NAMI-onderzoek brengt via praktijkcases, enquêtes en een living lab in kaart hoe organisaties structureel minder kunnen inkopen. Het project is geïnitieerd vanuit het lectoraat Publiek Inkoop (een samenwerking van vijf hogescholen en de rijksoverheid) en uitgevoerd door De Haagse Hogeschool, Hogeschool Rotterdam en Erasmus Universiteit Rotterdam, in nauwe samenwerking met een indrukwekkend consortium van de ministeries van BZK, BZ en Defensie, Rijkswaterstaat, PIANOo en Nevi.

Even voorstellen

Mirjam Kibbeling is lector Publiek Inkoop. Ze studeerde Technische Bedrijfskunde aan de Technische Universiteit Eindhoven, waar ze ook promoveerde. Na een loopbaan bij onder andere Philips en tien jaar in de afval- en recyclingsector, stapte ze over naar het praktijkonderzoek. Om beter te begrijpen hoe veranderprocessen in het menselijk brein werken, rondde ze daarnaast een opleiding in de psychologie af.

Kibbeling: “Mijn laboratorium is de buitenwereld. Ik vind het leuk om te schrijven, maar niet als ik vijf jaar moet wachten tot een wetenschappelijk tijdschrift mijn artikel een keer plaatst. Ik wil nú in en met de praktijk bezig zijn. Vanochtend zaten we nog met onze partners om tafel en zag je de ideeën live ontstaan: mensen vertalen de resultaten direct naar hun eigen werk. Dat is waar je impact maakt. Samenwerking, leiderschap en de circulaire economie zijn de rode draden in mijn werk. Met dit lectoraat brengen we het vakgebied heel direct naar de praktijk en het onderwijs.”

Dweilen met de kraan open

Het idee voor het NAMI-onderzoek ontstond tijdens werksessies van het Klimaatinitiatief Nederland (KIN). Daar rees de vraag wat er binnen het inkoopdomein fundamenteel anders moet om de klimaatdoelen te halen.

Kibbeling: “Ons consumptiegedrag kent een hardnekkige paradox: we willen wel verduurzamen, maar de totale volumes die we consumeren blijven stijgen. Alleen al de publieke sector besteedt jaarlijks zo’n 120 miljard euro aan leveranciers, wat dus inkoop is. Als je die gigantische instroom in stand houdt en alleen focust op recycling aan de achterkant, ben je aan het dweilen met de kraan open. Recycling is immers energie-intensief en leidt vaak tot kwaliteitsverlies. De R-ladder is van origine ontworpen voor producenten en productontwerpers; wij hebben met dit project de vertaling gemaakt naar de vragers in de markt. De hoogste treden van die ladder, refuse, rethink en reduce, dwingen je om de behoefte zélf te elimineren of te minimaliseren. Als je fundamentele stappen wilt zetten, moet je de intake van grondstoffen simpelweg aan de poort weigeren.”

Het misverstand van inkoop

Inkoop wordt in de praktijk vaak nog gezien als een puur operationele of juridische afdeling. Volgens Kibbeling is dat een misvatting die de transitie blokkeert. “Mensen verwarren het inkoopproces met de inkoopafdeling. Maar inkoop beslaat gemiddeld tweederde van het totale organisatiebudget. De inkoopafdeling faciliteert en adviseert vaak bij de aanbesteding, maar inkopen is zo veel meer dan aanbesteden alleen.”

“De echte, strategische inkoper is de projectleider, de ingenieur of de budgethouder die de behoefte definieert. Of het nu gaat om bedrijfskleding, infrastructuur of ICT: de beslissing óf er geproduceerd moet worden, valt op het moment dat de interne opdrachtgever een specificatie uitschrijft. Juist in die initiatiefase moet de discussie over 'niet inkopen' gevoerd worden.”

Geen gebrek aan kennis, wel aan commitment

In plaats van direct te grijpen naar trainingen of kennisprogramma's, laat dit onderzoek zien dat het succes van duurzame transitie in een heel andere dynamiek zit. Kibbeling: “Inkoopprofessionals hebben niet het gevoel dat ze tekortschieten in inkooptechnische kennis. Het werkelijke knelpunt is de organisatorische bedding. Succesvolle trajecten rusten op wat wij het ‘gouden vierkant’ noemen: een multidisciplinaire alignment tussen de inkoopprofessional, de contractmanager, de duurzaamheidsspecialist en de interne opdrachtgever.”

Daarnaast is een expliciete organisatievisie de doorslaggevende factor. 'Niets inkopen' is in een traditionele organisatiecultuur risicovol; het laat zich niet vangen in klassieke prestatie-indicatoren. Als medewerkers voelen dat 'minderen' gedragen wordt door de directie, ontstaat er pas institutioneel commitment. Bestuurlijke rugdekking, zoals een directeur die publiekelijk uitspreekt dat niet-kopen de norm is, geeft professionals het mandaat en het lef om NAMI-strategieën ook daadwerkelijk door te drukken.”

De paradoxen in de praktijk

Tijdens het onderzoek, waarbij onder andere werd samengewerkt met grote ministeries, stuitte het team op complexe gedragspatronen die laten zien dat 'minderen' geen lineair proces is.

Kibbeling: “NAMI is ongrijpbaar omdat je een negatief resultaat probeert te managen: wat je niet inkoopt, registreer je niet. Soms ligt de oplossing in het kritisch deconstrueren van systemen, zoals het UMC Utrecht dat op basis van medische data besloot dat bepaalde beschermende pakken klinisch irrelevant waren en ze simpelweg afschafte (refuse). Of Rijkswaterstaat, die door omgevingsmanagement de functionele behoefte aan geluidswallen wist te minimaliseren.

Maar we zien ook hoe interventies averechts kunnen werken door de menselijke psychologie. Een organisatie die het verbruik van kantoormiddelen wilde terugdringen via een digitaal monitorsysteem, activeerde onbedoeld een schaarstereactie. Medewerkers verloren de verbondenheid met de facilitaire stroom en gingen hamsteren. Dit toont aan dat je de sociaal-psychologische dynamiek achter bezit en verbruik diepgaand moet begrijpen voordat je een inkoopsysteem aanpast.”

Inkoop als strategische hefboom

Kibbeling benadrukt dat circulariteit en NAMI geen ideologische doelen op zich zijn, maar strategische instrumenten. In een geopolitieke context van haperende supply chains en schaarste, vermindert een lagere grondstoffenintake de externe kwetsbaarheid van een organisatie. Tegelijkertijd bezitten grote inkopers de macht om markten te kantelen.

Kibbeling: “De overheid kan haar inkoopvolume doelgericht inzetten als vliegwiel voor markttransformatie. Toen de overheid jaren geleden vroeg om volledig circulair kantoormeubilair, kon de markt die volumes simpelweg nog niet leveren. In plaats van de ambitie te verlagen, heeft de overheid haar inkoopkracht verschoven naar de exploitatiefase: ze sloten grootschalige onderhouds- en refurbishmentcontracten af voor het bestaande, lineaire meubilair. Alleen de onvermijdelijke vervanging werd circulair ingekocht. Hiermee bood de overheid leveranciers de langdurige investeringszekerheid die nodig was om hun businessmodel om te vormen naar product-as-a-service. Dat is de strategische, marktveranderende kracht van inkoop.”

Toekomstvisie

Het NAMI-onderzoek bevindt zich in de afrondende fase, waarin professionals via design research concrete, contextspecifieke interventies ontwerpen om minder inkopen organisatorisch te faciliteren. Kibbeling hoopt snel een vervolgsubsidie te verwerven om deze methodiek breder uit te rollen.

Kibbeling: “Het merendeel van de professionals onderschat de systemische impact van inkoop. Ik hoop dat dit onderzoek lezers dwingt om kritisch te kijken naar de materiële footprint van hun eigen projecten, merchandise en leveranciersrelaties. Of het nu gaat om een miljoenenbudget of het huishoudboekje: er zijn altijd posten die we vanuit gewoonte in stand houden. Ik hoop dat professionals morgen bij elke inkoopbehoefte de fundamentele vraag durven op te werpen: Is deze aanschaf echt noodzakelijk, of ligt de innovatie juist in het weglaten?”

Meer weten? Lees hier hier