Overheidsbrieven zijn niet altijd begrijpelijk. Dat blijkt uit het onderzoek Monitor begrijpelijkheid overheidsteksten. In hoeverre? Dat onderzocht de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) samen met de Universiteit Utrecht, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de Nederlandse Taalunie. Dat deden ze eerst op landelijk niveau en daarna in drie gemeenten en met drie methodes. Ze onderzochten hoe gemeenten geholpen kunnen worden om hun teksten begrijpelijk en toepasbaar te maken en een negatieve emotie bij de lezer te verminderen. Wouter Sluis-Thiescheffer, lector bij de HAN, vertelt erover in dit artikel.
Wat je leest in dit artikel
Hoe begrijpelijk communiceert de overheid? Dat blijkt flink te verschillen. In een grootschalig onderzoek werd duidelijk dat een verbeterslag nodig is, vooral op woordniveau. Hoe zit dat bij gemeenten? De Gemeentelijke monitor begrijpelijke teksten onderzocht in hoeverre inzichten uit het landelijk onderzoek toegepast kunnen worden bij gemeenten
Over het onderzoek
In de pilot Gemeentelijke monitor begrijpelijke teksten onderzochten drie gemeentes – Meerinzicht, Tilburg en Nieuwegein – hoe de inzichten vanuit de Monitor begrijpelijkheid overheidsteksten geïmplementeerd kunnen worden op gemeentelijk niveau. Dat deden ze door middel van drie methodes.
Wouter Sluis-Thiescheffer studeerde taalwetenschap aan de Rijksuniversiteit Groningen. Hij promoveerde aan de Technische Universiteit Eindhoven met een onderzoek naar ontwerpen met kinderen. Sinds 2022 is hij lector Media Design bij de HAN.
Sluis-Thiescheffer: “Na mijn promotie in Eindhoven ging ik bij Fontys Hogeschool aan de slag als onderzoeker. Ik hield me daar bezig met ontwerpen voor serious gaming. Ook focuste ik me op ontwerpmethodes binnen digitale en maatschappelijke domeinen. Nu werk ik als lector bij Media Design van de HAN, waar ik onder andere onderzoek doe naar generatieve AI, digitale toegankelijkheid en ontwerpen in virtual reality.”
Media Design is een gezamenlijke onderzoeksgroep van de HAN. Die bekijkt ook de toegankelijkheid van websites, apps en teksten, door middel van ontwerponderzoek.
Sluis-Thiescheffer: “Binnen het lectoraat werken we aan een digitale wereld voor en met eindgebruikers. We willen nieuwe toepassingen maken die begrijpelijk, prettig en betekenisvol zijn. Digitalisering is niet meer weg te denken uit ons leven. Hoe kunnen we digitale diensten voor iedereen begrijpelijk maken en daarover eerlijk communiceren? Samenwerking met AI kan een oplossing zijn.”
In hoeverre zijn overheidsteksten begrijpelijk? Dat onderzochten de HAN en de Universiteit Utrecht in 2022 in opdracht van de Taalunie en het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Het project Gemeentelijke monitor begrijpelijke teksten onderzocht hoe gemeenten de inzichten vanuit de landelijke monitor kunnen inzetten.
Sluis-Thiescheffer: “Het landelijke onderzoek leverde veel waardevolle inzichten op. We ontwikkelden een methodiek waarmee we die inzichten konden meten. Dat gebeurde op drie niveaus: in hoeverre konden inwoners overheidsteksten begrijpen, toepassen en welke emotie kwam daarbij kijken?
Bij de eerste methode lieten we een programma zo’n tweehonderd teksten analyseren. Dat gaf een indicatie in hoeverre die begrijpelijk zijn voor een groot publiek. De tweede methode was een expertanalyse: twee communicatieadviseurs gingen aan de slag om te kijken welke teksten verbeterd moesten worden. Daar kwamen vaak heel concrete aanwijzingen uit. Maar experts zitten vaak in hun eigen bubbel. De verbeterpunten die zij aandroegen, kwamen niet altijd overeen met de visies van inwoners.
Daarvoor gebruikten we de derde methode, waarin we zagen of bewoners de tekst daadwerkelijk konden toepassen. Een mooi bijeffect is dat deze methodes de gemeenten kunnen helpen om transparanter te zijn en meer in verbinding te staan met hun inwoners.”
Het bleek dat gemeenten voor zo’n zeventig procent van de inwoners een begrijpelijke tekst kunnen leveren. De overige dertig procent begreep de boodschap niet.
Sluis-Thiescheffer: “Bij het schrijven van overheidsbrieven werk je op het snijvlak van begrijpelijkheid en verantwoordelijkheid. Sommige juridische regelingen moeten nu eenmaal vermeld worden, al maakt dat de brief ontoegankelijker. Sommige inwoners hebben sowieso moeite met lezen en schrijven. Voor hen is zo’n brief een minder gepast communicatiemiddel. Wellicht zouden gemeentes dan beter met beeldcommunicatie kunnen werken. Tenminste, als dat juridisch ook kan. Een collega-lector doet nu onderzoek naar beeldtaal voor juridische teksten.”
Door zulke onderzoeken werken gemeenten niet alleen aan hun toegankelijkheid, maar ontstaat ook meer contact met hun inwoners. Dat is van grote waarde en draagt bij aan openheid.
Sluis-Thiescheffer: “Het herschrijven van brieven is niet de enige manier om een gemeente toegankelijker te maken. In een vervolgonderzoek gaan we kijken of we een AI-assistent kunnen inzetten om aan toegankelijkheid te werken. Veel ambtenaren zetten AI al in bij het herschrijven van teksten. Maar dat moet dan wel zorgvuldig gebeuren. Een vervolgstap zou zijn dat AI-brieven en -communicatiemiddelen precies afgestemd kunnen worden op het niveau en de taal van de lezer.”
We vroegen Sluis-Thiescheffer wat hij hoopt te bereiken.
Hij besluit: “Ik hoop dat gemeenten meer gaan doen met de onderzoeksmethode die we hebben toegepast. Dat ze onderzoeksvaardigheden uitwisselen en van elkaar leren. Zo kunnen we onze bevindingen breder uitdragen. Dan wordt het voor meer gemeenten makkelijker om te onderzoeken wat er nu echt speelt bij hun inwoners. Ook hoop ik dat we in ons vervolgonderzoek kunnen uitvinden hoe we AI veilig, ethisch en verantwoord kunnen inzetten. Dat lijkt mij een goede stap om gemeenten transparanter te laten werken en toegankelijker te maken. Het draagt bij aan een toekomstbestendige relatie tussen gemeenten en inwoners.”
Meer weten? Bekijk de projectpagina van de Monitor begrijpelijke overheidsteksten.
