Privacyverklaring

Publinova is ontwikkeld voor en door hogescholen. Op Publinova kan je zoeken, vinden, delen en verbinden. Neem een kijkje op het platform als bezoeker of log in als gebruiker. Als bezoeker kan je op zoek naar informatie over onderzoeksresultaten, onderzoeksprojecten, betrokken partijen en onderzoekers. Je kan contact leggen met onderzoekers, reageren op producten en informatie vanaf Publinova delen op bijvoorbeeld social media of een andere website. Ben je ingelogd als gebruiker dan heb je meer mogelijkheden voor het meebouwen aan Publinova. Log in via SURFconext of EduID. Als onderzoeker, en in sommige gevallen als ondersteuner, kan je je eigen onderzoeksresultaten beheren, aanpassen, toevoegen en vanaf Publinova ook op andere websites tonen. Je kan reageren op het werk van andere onderzoekers, op zoek gaan naar connecties met samenwerkingspartners en je eigen expertises, samenwerkingsverbanden en producten etaleren.
Om bovenstaande mogelijk te maken, worden er binnen Publinova persoonsgegevens verwerkt. Bij deze verwerkingen zijn verschillende partijen betrokken: SURF B.V. en diens partners als beheerder van het platform Publinova en de eduID accounts. En hogescholen en Regieorgaan SIA die content rond praktijkgericht onderzoek publiceren of beschikbaar stellen via Publinova, zoals publicaties, projecten en profielen. Met deze privacyverklaring willen we je zo goed mogelijk informeren over wie je persoonsgegevens verwerken, wat deze verwerkingen inhouden en bij wie je terecht kan bij vragen en verzoeken.
Voor het stellen van vragen kun je contact opnemen met info@publinova.nl

Over SURF

Wij zijn SURF B.V. (hierna: "SURF"), gevestigd aan het Moreelsepark 48, 3511 EP Utrecht. SURF is de ICT-samenwerkingsorganisatie van het onderwijs en onderzoek in Nederland. In de coöperatie SURF werken de Nederlandse universiteiten, hogescholen, universitaire medische centra, onderzoeksinstellingen en mbo-instellingen samen aan ICT-innovatie Meer over de SURF coöperatie.
We zijn beheerder van het platform Publinova en verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die plaatsvinden rondom het beheer van het platform. En voor accounts die zijn gekoppeld aan een eduID. Wij zijn daarnaast eerste aanspreekpunt voor vragen en kunnen je helpen in contact te komen met de juiste hogeschool, mocht je vragen of verzoeken hebben die bijvoorbeeld gaan over content rond praktijkgericht onderzoek. Hieronder vind je de algemene gegevens van SURF. Voor vragen of verzoeken ten aanzien van Publinova, stuur je een e-mail naar info@publinova.nl

Contactgegevens SURF:

SURF B.V.
Moreelsepark 48
3511 EP, Utrecht
info@surf.nl
+31 88 787 30 00

De contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming zijn:
fg@surf.nl

Over de deelnemende hogescholen

Publinova is in opdracht van Regieorgaan SIA en de volgende hogescholen ontwikkeld:

• ArtEZ
• Breda University of Applied Sciences
• Codarts
• Fontys Hogescholen
• Haagse Hogeschool
• Hanze
• Hogeschool van Amsterdam
• Hogeschool van Arnhem en Nijmegen
• Hogeschool der Kunsten Utrecht
• Hogeschool Rotterdam
• Hogeschool Utrecht
• Saxion
• Van Hall Larenstein
• Zuyd Hogeschool

Deze hogescholen en SIA delen hun kennis en producten via Publinova. En stellen hun medewerkers en onderzoekers in staat om een account aan te maken. Elke hogeschool (waar hogeschool staat, kan ook SIA gelezen worden) is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor al hun producten, projecten, publicaties, profielen, commentaar en andere content rond praktijkgericht onderzoek die zij deelt. En voor alle accounts die gekoppeld zijn aan de eigen hogeschool. Informatie over je hogeschool en hoe je rechten uit te oefenen vind je via de hogeschoolpagina op Publinova (zie hierboven).

Waarom worden je persoonsgegevens verwerkt binnen Publinova?

Publinova is een middel voor hogescholen om hun open scienceambities waar te maken. Bovendien ondersteunt het de opdracht voor het praktijkgericht onderzoek om een zo groot mogelijke maatschappelijke impact te maken. Doel van Publinova is onder andere om het onderzoekers en lectoren makkelijk maken om informatie óver en kennis úit het Nederlandse praktijkgericht onderzoek te delen op dit centrale nationale platform. Zo wordt dit materiaal beschikbaar voor beroepsgenoten bij andere hogescholen, maar ook voor een breder publiek, zoals voor journalisten en iedereen die hierin interesse heeft. Deze informatie en kennis moet vervolgens ook eenvoudig op andere, bestaande platforms gedeeld kunnen worden.

Om deze doelen te behalen, is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken.

• Bij het delen en structureren van kennis kunnen persoonsgegevens bij onderzoeksprojecten of -producten worden getoond, bijvoorbeeld: de auteur van een publicatie wordt vermeld. Dit is nodig om zinvolle informatie te verlenen en hoort bij het doel van Publinova: het breed toegankelijk maken van praktijkgericht onderzoek.
• Publinova biedt ook functies tot interactie tussen de gebruikers: het plaatsen van commentaar op producten en projecten bijvoorbeeld. Ook voor het plaatsen en tonen van dit commentaar dienen persoonsgegevens te worden verwerkt.
• Om commentaar te kunnen plaatsen is het noodzakelijk om een account te hebben. Ook kun je het account gebruiken om bijvoorbeeld publicaties of personen te volgen, of rechten toegewezen te krijgen om publicaties aan te passen. Voor een account is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. Inloggen op Publinova kan via eduID of een Instellingsaccount van een deelnemende hogeschool.
• Het is noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken om op adequate wijze de rol als platform beheerder te kunnen vervullen. Bijvoorbeeld om bezoekers toe te kunnen laten op de website en om het platform adequaat te kunnen beheren en beveiligen en om de beschikbaarheid van het platform te kunnen garanderen. In sommige gevallen worden er (functionele) cookies geplaatst om dit mogelijk te maken, meer informatie is te vinden in de cookieverklaring.
• Het is noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken om inzicht te krijgen in het gebruik van Publinova. Bijvoorbeeld door anonieme statistieken van het gebruik van Publinova te kunnen genereren en rapportages voor hogescholen op te stellen. In sommige gevallen worden er (analytische) cookies geplaatst om dit mogelijk te maken, meer informatie is te vinden in de cookieverklaring.

Waarom mogen je persoonsgegevens worden verwerkt?

Persoonsgegevens mogen enkel worden verwerkt als hier een wettelijke grondslag voor is. De grondslag verschilt in dit geval per doel en wie verwerkingsverantwoordelijke is.

Wettelijke grondslagen vanuit SURF:

• Persoonsgegevens in het kader van beveiliging en beheer van het platform, worden door SURF verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang. SURF heeft een gerechtvaardigd belang om een beperkte set persoonsgegevens van bezoekers en gebruikers te verwerken, die noodzakelijk zijn om het platform te kunnen aanbieden, beheren en beveiligen. De impact voor personen is klein en de set aan persoonsgegevens is zoveel mogelijk geminimaliseerd. Het betreft ip-adressen en loggegevens.
• Persoonsgegevens in het kader van accounts die via eduID inloggen, worden door SURF verwerkt op grond van uitvoering overeenkomst. Het betreft hier de overeenkomst die tot stand komt tussen SURF en een gebruiker die via eduID inlogt en een account aanmaakt. Bij eerste inlog worden de gebruiksvoorwaarden rond het gebruik van het platform getoond en door akkoord te gaan met deze voorwaarden wordt het account aangemaakt. Het is daarbij noodzakelijk om een aantal persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld ten aanzien van het gebruikersprofiel. En het is optioneel om het profiel zelf te verrijken met een aantal extra gegevens en notificaties in te stellen. Meer informatie over eduID vind je hier: eduID » Privacyverklaring

Wettelijke grondslagen vanuit de deelnemende hogescholen:

• Deelnemende hogescholen zijn en blijven verantwoordelijk voor content rond praktijkgericht onderzoek die zij beschikbaar stellen via Publinova. En daarmee ook voor de verzameling, beschikbaarstelling en de bundeling van de persoonsgegevens die onderdeel kunnen uitmaken van deze content. Bijvoorbeeld binnen publicaties, producten en profielen van onderzoekers en auteurs met een instellingsaccount. Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op onderzoekers van de eigen hogeschool, maar bijvoorbeeld ook op onderzoekers of co-auteurs buiten de eigen hogeschool. De hogeschool die de content plaatst of deelt op het platform is altijd verantwoordelijk voor het hebben van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens binnen deze content. In sommige gevallen beroept een hogeschool zich op gerechtvaardigd belang, in andere gevallen zal dit toestemming van de onderzoeker of auteur zijn. In de privacyverklaring van iedere hogeschool worden de grondslagen verder toegelicht (zie hierboven voor de contactgegevens).
• Persoonsgegevens in het kader van accounts die via het instellingsaccount inloggen, worden door de hogeschool verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang, uitvoering van een overeenkomst zoals een arbeidscontract of op basis van toestemming. Het is noodzakelijk om een aantal persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld ten aanzien van het profiel. En het is optioneel om het profiel zelf te verrijken met een aantal extra gegevens en notificaties in te stellen. In de privacyverklaring van iedere hogeschool worden de grondslagen verder toegelicht (zie hierboven voor de contactgegevens)

Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?

Er worden persoonsgegevens van bezoekers van de website (zie ook de cookieverklaring) en van ingelogde gebruikers van het platform verwerkt. Daarnaast worden er persoonsgegevens verwerkt van onderzoekers en auteurs, wanneer deze persoonsgegevens onderdeel zijn van de content rond praktijkgericht onderzoek die door een hogeschool wordt gedeeld op het platform. Onderzoekers en auteurs kunnen bijvoorbeeld genoemd worden in projecten, producten en publicaties. Ook kan er op basis van deze gegevens een profiel worden gecreëerd over deze onderzoekers of auteurs

Hoe ontvangt Publinova persoonsgegevens?

Er zijn verschillende manieren waarop persoonsgegevens terecht kunnen komen op het platform.

• Hogescholen delen content rond praktijkgericht onderzoek (die persoonsgegevens van onderzoekers en auteurs kunnen bevatten) op Publinova. Deze content leveren ze aan via een koppeling met één of meerdere bronsystemen, zoals PURE of SURFsharekit. Of wordt door de hogeschool direct geüpload op het platform.
• Medewerkers (en soms ook studenten) kunnen inloggen op Publinova via het account van hun hogeschool, deze koppeling verloopt via SURFconext. Er wordt dan een account aangemaakt op Publinova met persoonsgegevens die van de hogeschool afkomstig zijn.
• Eenieder kan inloggen op Publinova via eduID. Er wordt dan een account aangemaakt op Publinova met persoonsgegevens die van eduID afkomstig zijn.
• Eenieder met een account op Publinova kan dit account verrijken met extra gegevens en commentaar leveren bij verschillende content. Deze persoonsgegevens zijn dan van de gebruiker zelf afkomstig.
• Er worden door middel van cookies persoonsgegevens verzameld en gegenereerd om bezoek van het platform mogelijk te maken en het platform te kunnen beheren.

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

Er worden persoonsgegevens verwerkt vanuit de verschillende doeleinden en functionaliteiten:

Bezoek, beheer en beveiliging platform:

• IP adres
• interne identifier

Kennisdelen via content over praktijkgericht onderzoek, inclusief profielen van auteurs en onderzoekers:

Verplicht:

• Voor- en achternaam, tussenvoegsel
• Email-adres
• Employee or not
• Instelling
• Interne identifier

Optioneel:

• Functie
• Omschrijving (over)
• Vaardigheden
• Thema’s
• Partijen
• ORCID/ISNI/DAI
• Emailadres
• Telefoonnummer
• Foto

Accounts gekoppeld aan een hogeschool:

Verplicht:

• Voornaam, achternaam, tussenvoegsel
• E-mailadres
• Employee or not
• Instelling
• Interne Identifier

Optioneel:

• Functie
• Omschrijving (over)
• Vaardigheden
• Thema’s
• Partijen
• ORCID/ISNI/DAI
• Emailadres
• Telefoonnummer
• Foto
• Gekoppelde profielen

Accounts gekoppeld aan eduID:

Verplicht:

• Voornaam, achternaam, tussenvoegsel
• E-mailadres
• Employee or not
• Instelling
• Interne Identifier

Optioneel:

• Functie
• Omschrijving (over)
• Vaardigheden
• Thema’s
• Partijen
• ORCID/ISNI/DAI
• Emailadres
• Telefoonnummer
• Foto
• Gekoppelde profielen

Commentaar

• Voornaam, achternaam, tussenvoegsel
• E-mailadres
• Instelling
• Interne Identifier
• Commentaar

Afhandelen van vragen en klachten

• Voornaam, achternaam, tussenvoegsel
• E-mailadres
• Instelling
• Communicatie

Rapportages en statistische analyses

• IP-adres (wordt automatisch gestript tot alleen het eerste deel/octet)
• Browser user agent

Verwerking ten behoeve van rapportages en statistische analyses

• IP adres
• Browser user agent

Backups:

Ten behoeve van de continuïteit en beschikbaarheid van het platform Publinova, worden er dagelijks backups gemaakt, waaronder van alle beschreven (persoons)gegevens. Zowel SURF en de hogescholen hebben hierin hun eigen verantwoordelijkheid.

Wie ontvangen jouw persoonsgegevens?

Alle content over praktijkgericht onderzoek, waaronder persoonsgegevens van onderzoekers en auteurs, is openbaar en door elke bezoeker en gebruiker van Publinova in te zien. Profielen van gebruikers zijn ook openbaar. Wanneer je een account aanmaakt op Publinova, kun je kiezen om je account/profiel openbaar of afgeschermd te zetten. Ook zijn er mogelijkheden om e-mailadressen en telefoonnummers af te schermen.

Er zijn daarnaast verschillende partijen betrokken bij het aanbieden van het platform. De volgende partijen verwerken in opdracht en instructie persoonsgegevens:

• Zooma B.V. als hosting- en beheerpartij.
• Amazon AWS voor het mogelijk maken van zoeken en het consistent en uniform maken van (meta)data. Contractueel in locatie Duitsland, doorgifte kan niet worden uitgesloten.

Verder worden je gegevens alléén aan andere partijen verstrekt na jouw toestemming, tenzij het wettelijk verplicht of toegestaan is je gegevens te verstrekken.

Bewaartermijnen persoonsgegevens

• Logging in het kader van het beheer van het platform wordt één maand bewaard.
• Accounts worden verwijderd als er langer dan een jaar niet is ingelogd + 6 maanden vanwege backups.
• Door de onderwijsinstelling geïmporteerde profielen blijven bewaard zolang deze geleverd worden vanuit het bronsysteem + 6 maanden vanwege backups.
• Profielpagina’s behorende bij een account blijven bewaard totdat de gebruiker de profielpagina/account verwijderd + 6 maanden vanwege backups.
• Geanonimiseerde rapportages en statistische analyses worden voor onbepaalde tijd bewaard.
• Vragen en klachten worden 1 jaar bewaard.
• Backups worden 6 maanden bewaard.

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij de verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die op het platform van jou verwerkt worden, te laten wijzigen, aanvullen of verwijderen. Ook kun je inzage verzoeken in de persoonsgegevens die van je worden verwerkt.

Als het gaat om een verwerking van door jou zelf verstrekte gegevens op basis van jouw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst met jou en de verwerking hiervan geautomatiseerd plaatsvindt (niet op papier), kun je een overzicht in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Ook heb je het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere partij.

Je kunt ook een verzoek indienen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, waardoor de verwerkingsverantwoordelijke tijdelijk ophoudt met het verwerken van jouw gegevens, als:

• je bezwaar maakt (zie verderop meer uitleg), of
• je de juistheid van persoonsgegevens die worden verwerkt, betwist, of
• je van mening bent dat de verwerking van gegevens onrechtmatig is, of
• je van mening bent de verwerkingsverantwoordelijke je persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar jij ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.

Recht van bezwaar:

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens als je gegevens verwerkt worden op basis van een gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang. Als de verwerkingsverantwoordelijke geen dwingende gerechtvaardigde gronden heeft om de verwerking voort te zetten, zal de verwerking worden gestaakt.

Ook kun je bezwaar maken als jouw persoonsgegevens gebruikt worden voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

Als je bezwaar maakt, kun je ook een verzoek indienen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken gedurende dit bezwaar.

Klacht indienen:

Als je van mening bent dat er binnen Publinova niet goed omgaat met jouw persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van SURF of van een hogeschool. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Waar kun je terecht om je rechten uit te oefenen?

Een verzoek om je rechten uit te oefenen kun je indienen bij de organisatie die verantwoordelijk is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Binnen Publinova kunnen dit echter verschillende organisaties zijn: SURF of één van de deelnemende hogescholen. Om het je makkelijk te maken, coördineren we vanuit SURF de vragen en verzoeken die er komen en kunnen we je waar nodig in contact brengen met de juiste persoon bij de juiste hogeschool. Neem hiervoor contact op via: info@publinova.nl. Je mag uiteraard ook direct contact opnemen met een hogeschool, zie de contactgegevens van jouw hogeschool hierboven.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 13 oktober 2023.