Het MKB met Soft Controls in control

In dit onderzoek staat de volgende onderzoeksvraag centraal:
Hoe kunnen mkb-ondernemingen de mate waarin zij ‘in soft control
zijn’ vaststellen en verbeteren?
Het creëren van een cultuur die tot gewenst gedrag van medewerkers
leidt, is voor mkb-ondernemingen een grote uitdaging. Hard Controls,
zoals procedures, regels en richtlijnen, geven niet het beoogde
resultaat. Om de gewenste cultuur te creëren zijn aanvullend Soft
Controls nodig: beheersingsmaatregelen die ingrijpen op c.q.
appelleren aan het persoonlijk functioneren van medewerkers.
Bij Soft Controls gaat het om maatregelen die van invloed zijn op
bijvoorbeeld vertrouwen, ethiek, motivatie, normen en waarden van
medewerkers. Voorbeelden van Soft Controls zijn voorbeeldgedrag
(tone at the top), ruimte om incidenten te melden en het creëren van
verantwoordelijkheidsbesef.
Mkb-ondernemers zijn zich ervan bewust dat zij met Soft Controls aan
de slag moeten. De vraag is alleen, hoe? Er zijn twee obstakels:
- Soft Controls zijn moeilijk meetbaar
- Kennis over Soft Controls bij mkb-ondernemingen is beperkt.
Met het project ‘Het mkb met Soft Controls in control’ wordt in de
gewenste kennis en inzichten en in een bijbehorend instrumentarium
voor het mkb voorzien.
Het belangrijkste resultaat voor het mkb is een Soft Control instrument
waarmee een mkb-onderneming:
1. inzicht krijgt in de Soft Controls die het toepast en waar
mogelijkheden voor verbetering liggen, a.d.h.v. de Soft Control Scan;
2. handreikingen krijgt voor beheersingsmaatregelen om de werking
van Soft Controls te verbeteren, a.d.h.v. de Soft Control Toolkit.
De Soft Control Scan en de Soft Control Toolkit zijn openbaar
toegankelijk en te raadplegen via de volgende website:
hr.nl/softcontrols
Van de Soft Control Scan zijn een managementversie en een
medewerkersversie ontwikkeld. Als tenminste één manager de
managementscan en tien van zijn/haar medewerkers de
medewerkersscan invullen, ontvangt de manager een overzichtelijke
groepsrapportage met daarin aandachtspunten en verbetersuggesties.
Alle medewerkers en de manager ontvangen daarnaast een individuele
rapportage.
Er is onderwijsmateriaal over Soft Controls ontwikkeld (lessen, cases,
opdrachten). In de opleiding Finance & Control zijn Soft Controls een
onderdeel van het hoofdcurriculum geworden
Over de uitkomsten van het onderzoek zijn twee vakpublicaties
geschreven. Er volgen twee wetenschappelijke publicaties.
Het onderzoeksproject is op 3 oktober 2019 afgesloten met een
congres, waar vertegenwoordigers van mkb-bedrijven, onderzoekers,
docenten en andere geïnteresseerden aanwezig waren.

Problemen met het in control zijn op houding en het gedrag staan het goed functioneren en presteren van MKBondernemingen in de weg. Hoe zijn integriteitsrisico’s te beheersen, hoe kunnen de motivatie, inspiratie, creativiteit en loyaliteit van medewerkers positief worden beïnvloed? Hoe zijn dit soort “vage begrippen” meetbaar te maken en hoe zijn vervolgens werkzame maatregelen te bepalen? Het creëren van een cultuur die tot gewenst gedrag van medewerkers leidt, is voor MKB-ondernemingen een grote uitdaging.

Uitsluitend harde controls zoals, zoals procedures, regels en richtlijnen, geven niet het gewenste resultaat. Om de gewenste cultuur te creëren zijn aanvullend “soft controls” nodig: (beheersings)maatregelen die ingrijpen op c.q. appelleren aan het persoonlijk functioneren van medewerkers. Het gaat om maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld motivatie, loyaliteit, ethiek, integriteit, inspiratie en normen en waarden. Voorbeelden van soft controls zijn voorbeeldgedrag, ruimte om incidenten te melden en het creëren van verantwoordelijkheidsbesef.

Onderzoek naar soft controls richt zich tot nu toe vrijwel uitsluitend op grote ondernemingen en overheidsinstellingen. Er is weinig kennis over soft controls in de dagelijkse praktijk van MKB-ondernemingen. Ook zijn er geen publiek toegankelijke instrumenten beschikbaar die specifiek zijn gericht op soft controls in het MKB.

Met het project ‘Het MKB met Soft Controls in control’ wordt in de gewenste kennis en inzichten en in een bijbehorend instrumentarium voor het MKB voorzien. Het belangrijkste resultaat voor het MKB is een soft control instrument waarmee een MKB-bedrijf a) inzicht krijgt in de soft controls die het toepast en waar mogelijkheden voor verbetering liggen (diagnose) en b) handreikingen krijgt voor beheersingsmaatregelen om de organisatiecultuur, normen en waarden en bijbehorende houding en gedrag in het bedrijf te verbeteren. De deelnemende MKB-bedrijven hebben gedurende het onderzoek al het gevraagde inzicht gekregen, beheersingsmaatregelen toegepast en beproefd en zijn na afloop meer in soft control.