Within eGovernment, trust in electronic stored information (ESI) is a necessity. In the last decades, most organizations underwent substantial reorganization. The integration of structured data in relational databases has improved documentation of business transactions and increased data quality. That integration has improved accountability as well. Almost 90% of the information that organizations manage is unstructured (e.g., e-mail, documents, multimedia files, etc.). Those files cannot be integrated into a traditional database in an easy way. Like structured data, unstructured ESI in organizations can be denoted as records, when it is meant to be (and used as) evidence for organizational policies, decisions, products, actions and transactions. Stakeholders in eGovernment, like citizens, governments and courts, are making increasing demands for the trustworthiness of this ESI for privacy, evidential and transparency reasons. A theoretical analysis of literature of information, organization and archival science illustrates that for delivering evidence, reconstruction of the past is essential, even in this age of information overload. We want to analyse how Digital Archiving and eDiscovery contribute to the realization of trusted ESI, to the reconstruction of the past and to delivering evidence. Digital Archiving ensures (by implementing and managing the ‘information value chain’) that: [1] ESI can be trusted, that it meets the necessary three dimensions of information: quality, context and relevance, and that [2] trusted ESI meets the remaining fourth dimension of information: survival, so that it is preserved for as long as is necessary (even indefinitely) to comply to privacy, accountability and transparency regulations. EDiscovery is any process (or series of processes) in which (trusted) ESI is sought, located, secured and searched with the intent of using it as evidence in a civil or criminal legal case. A difference between the two mechanisms is that Digital Archiving is implemented ex ante and eDiscovery ex post legal proceedings. The combination of both mechanisms ensures that organizations have a documented understanding of [1] the processing of policies, decisions, products, actions and transactions within (inter-) organizational processes; [2] the way organizations account for those policies, decisions, products, actions and transactions within their business processes; and [3] the reconstruction of policies, decisions, products, actions and transactions from business processes over time. This understanding is extremely important for the realization of eGovernment, for which reconstruction of the past is an essential functionality. Both mechanisms are illustrated with references to practical examples.
The development of the World Wide Web, the emergence of social media and Big Data have led to a rising amount of data. Infor¬mation and Communication Technol¬ogies (ICTs) affect the environment in various ways. Their energy consumption is growing exponentially, with and without the use of ‘green’ energy. Increasing envi¬ronmental aware¬ness has led to discussions on sustainable development. The data deluge makes it not only necessary to pay attention to the hard‑ and software di¬mensions of ICTs but also to the ‘value’ of the data stored. In this paper, we study the possibility to methodically reduce the amount of stored data and records in organizations based on the ‘value’ of informa¬tion, using the Green Archiving Model we have developed. Reducing the amount of data and records in organizations helps in allowing organizations to fight the data deluge and to realize the objectives of both Digital Archiving and Green IT. At the same time, methodi¬cally deleting data and records should reduce the con¬sumption of electricity for data storage. As a consequencs, the organizational cost for electricity use should be reduced. Our research showed that the model can be used to reduce [1] the amount of data (45 percent, using Archival Retention Levels and Retention Schedules) and [2] the electricity con¬sumption for data storage (resulting in a cost reduction of 35 percent). Our research indicates that the Green Ar¬chiving Model is a viable model to reduce the amount of stored data and records and to curb electricity use for storage in organi¬zations. This paper is the result of the first stage of a research project that is aimed at devel¬oping low power ICTs that will automa¬tically appraise, select, preserve or permanently delete data based on their ‘value’. Such an ICT will automatically reduce storage capacity and reduce electricity con¬sumption used for data storage. At the same time, data dispos¬al will reduce overload caused by storing the sa¬me data in different for¬mats, it will lower costs and it reduces the po¬tential for liability.
This paper has the objective of finding a viable theoretical foundation for Enterprise Information Management (EIM) in World 2.0. The framework of the “Archive-as-Is” is an organization-oriented archival theory. The framework is a declarative model for understanding the archive “as is”, how it has been designed, constructed, processed, manipulated, and managed, and how it has “grown” to be the archive that the organization that generated it, wanted it to be. From the moment of their creation, archives are distortions of reality, only presenting biased images of the past due to the way organizations (and the people) “behave”. Contextualizing (by archivists) will be crucial to “correct” that distortion as much as is possible. The challenge in World 2.0 is to ensure that the organizational archive can be used as a “trusted” resource and be managed in such a way that an organization can survive the challenges of World 2.0. The theoretical framework of the “Archive-as-Is” may be the model that could be used to realize just that.--Spanish:Este trabajo tiene como objetivo encontrar una base teórica viable para la gestión de la información empresarial (EIM) en un Mundo 2.0. El entorno “Archive-as-Is” es una teoría archivística dirigida a la organización. Es un modelo para entender el archivo "tal cual", cómo se diseñó, construyó, procesó, manipuló y administró, y cómo "creció" para constituir el archivo que la organización que lo generó quería que fuera. Desde el momento de su creación, los archivos son distorsiones de la realidad, solo presentan imágenes sesgadas del pasado debido a la forma en que las organizaciones (y las personas) se "comportan". La contextualización (de los archiveros) será crucial para "corregir" la distorsión. El desafío es garantizar que el archivo se pueda utilizar como un recurso “confiable” y se administre de tal manera que una organización pueda sobrevivir a los desafíos de Mundo 2.0. El marco de actuación del "Archive-as-Is" podría utilizarse para conseguirlo.
MULTIFILE
In het project 'Data-Wood' willen projectpartners Fijnhout, Nijboer en Konijn samen met de Hogeschool van Amsterdam (HvA) de digitale opname van resthout onderzoeken met behulp van een industriële 6-assige robot voorzien van diverse grijpers en / of sensoren. Het onderzoek draagt bij aan de ontwikkeling van robotproductie met circulair hout (restanten of gebruikt). Uit eerdere projecten is duidelijk geworden dat het automatiseren van het proces voor het scannen, hanteren en identificeren van eigenschappen van stukken hout (van ongelijk grootte en type) een essentiële stap is op weg naar het gebruik ervan voor beoogde toepassingen. Zonder deze automatisering is de ontvangst van hout te arbeidsintensief om het gebruik ervan voor circulaire toepassingen te rechtvaardigen. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de HvA Urban Technology Digital Production Research Group (DPRG), samen met bovengenoemde partners, die leveranciers zijn van resthout (Fijnhout, Konijn) en houtverwerkende industrie (Nijboer, Konijn). De resultaten van het onderzoek zullen een volledig geautomatiseerd proces zijn voor de ontvangst van resthout in een houtwerkfabriek, met behulp van een industriële robot, een 3D-scanner, een camera en specifieke gereedschappen voor het oppakken en wegen van het stuk hout. Hiervoor wordt een algoritme ontwikkeld en getest in een softwareoplossing. Het project leert de partners hoe hun materialen efficiënt kunnen worden gescand en gearchiveerd voor later gebruik in hout productie processen. Dit opent nieuwe toepassingen voor hun materialen, die anders zouden worden verbrand. Geautomatiseerde inname zal nieuwe, economisch levensvatbare toepassingen voor houtafval creëren. Bovendien leren de projectpartners via Data-Wood hoe ze 6-assige robots kunnen toepassen in hun productieprocessen. Het project is een belangrijke stap in de richting van industriële 3D-robotproductie met niet-standaard restmaterialen, die bijdraagt aan de ontwikkeling van ‘smart industry’ en de circulaire economie, beide relevant voor de maatschappelijke uitdagingen zoals vastgelegd in de nationale Kennis- en Innovatie-Agenda’s voor wetenschap en technologie.
Sinds de corona reset wordt in de culturele en creatieve sector volop geïnnoveerd om tijdelijke sluitingen en financiële verliezen te compenseren. Aanbieders van hoogwaardige culturele programma’s, zoals presentatie-instellingen en zelforganiserende collectieven, coördineren in hoog tempo digitale expositieruimtes, livestreams en online debatten, waarmee ze hun bestaande (offline en lokale) en nieuwe (online en mondiale) publiek bedienen. Soms ook tegelijkertijd, in een hybride evenement; met een beperkt live publiek én een onbeperkt aantal online bezoekers. Hoe zorgen zij dat beide groepen bij deze livecastings een gelijkwaardige ervaring hebben? En hoe benutten ze de potentie van dit opgenomen materiaal voor publicatie en blijvende publieksinteractie in hun digitaal (web)archief? Ad hoc coronaoplossingen behoeven nu toekomstbestendige doorontwikkeling. Met MKB’ers ontwikkelen we een langetermijnvisie op off/online kennisdeling van hun culturele aanbod, op voorwaarden van duurzaamheid en technologische onafhankelijkheid in het beheer en de data-opslag van hun gepubliceerde materiaal. Verregaande digitalisering en klimaatoverwegingen geven namelijk naast corona urgentie aan een visie op hybride programmering. In het onderzoek worden werkende principes ontwikkeld voor een langetermijnvisie op een hybride en kwalitatief hoogwaardig programma-aanbod, met het oog op het bedienen van nieuw en bestaand publiek na de corona reset, via participatieve livecasts van evenementen, de samenhangende verslaglegging daarvan middels publicaties die uiteindelijk in levende archieven te komen: Om het knelpunt van ‘schermmoeheid’ bij eindgebruikers van programma-aanbod te voorkomen, ontwikkelen we werkende principes in het oplossingsgebied ‘participatieve livecasting’, om de succespijler ‘gezamenlijke publiekservaring bij online evenementen’ te bewerkstelligen. Om het knelpunt van ‘gefragmenteerde informatievoorziening’ bij programma-aanbieders te voorkomen, ontwikkelen we werkende principes in het oplossingsgebied ‘hybride publicaties’, om de succespijler ‘samenhang in off/online programma-aanbod’ te bewerkstelligen. Om het knelpunt van een ‘reactieve houding’ bij programma-aanbieders te voorkomen, ontwikkelen we werkende principes in het oplossingsgebied ‘levende archieven’, om de succespijler van een ‘anticiperende houding in de werkwijze van programma-aanbieders’ te bewerkstelligen.
De Hogeschool van Amsterdam (HvA) zet met de Impulsmiddelen in op een toekomstbestendige (digitale) infrastructuur voor het onderzoek. De HvA kiest niet voor een versnippering van activiteiten, maar voor een geïntegreerde aanpak. Met de Impulsmiddelen wordt de infrastructuur voor de gehele HvA-onderzoekgemeenschap duurzaam versterkt, langs twee lijnen: 1. versterken van de basisinfrastructuur voor het gehele HvA-onderzoek op de thema’s research management processen en verantwoord databeheer; 2. innoveren van de onderzoekinfrastructuur gekoppeld aan de ontwikkeling van de Centres of Expertise (CoE’s), namelijk netwerken beheer, interfaces met de stad/regio en het aantoonbaar maken van de impact van de CoE’s. De activiteiten resulteren o.a. in gezamenlijk gedragen documenten, raamwerken, een aangepast platform, ICT producten, getrainde mensen, trainingsprogramma’s en vastgelegde processen. Gebruik en waar van toepassing verdere ontwikkeling en/of implementatie is geborgd: ICT-producten worden opgenomen in het standaardpakket van de ondersteunende ICT-dienst, trainingen en workshops worden voortgezet, support is beschikbaar, jaarlijkse lasten worden opgenomen in de facultaire begrotingen. Met de inzet van de Impulsmiddelen wordt aangesloten bij de strategische keuzes van de HvA, zoals hoge kwaliteit onderzoek en ondersteunende processen en faciliteiten, open acces en digitalisering, een duurzame verbinding met en het leveren van een bijdrage aan de (actoren in de) stad en regio Amsterdam en de (door)ontwikkeling van de CoE’s. Ook wordt zo ingespeeld op de gevolgen die Covid-19 heeft op het HvA-onderzoek. Diverse onderzoeksprojecten zijn vertraagd of “vastgelopen”, dataverzameling kon niet conform plan worden voortgezet en fysieke ontmoetingen waren lastig. Partners hadden andere prioriteiten, relaties bleken kwetsbaar. Het belang en de urgentie om te investeren in een goede digitale infrastructuur en in duurzame netwerken, kwamen duidelijk naar voren.
